実印の作り方~印鑑登録のしかた~

さて、前回までの話とは少し毛色が違う「印鑑登録」の方法について紹介します。

印鑑登録とは?

印鑑登録とは、市区町村に印鑑の印影を登録することです。

印鑑登録をすると市区町村から、「この印影は市区町村に登録された印影ですよ!」という印影が記載された証明書の交付を受けることができます。(公証という。)

この印鑑証明書を契約書に添付することで、その文書の真正性を示すことができるというわけです。

契約書の捺印の印影と印鑑証明書の印影が一致することで、その契約書は本人が作ったのだよ~ということを証明するのですね。

ちなみに印鑑証明書の記載内容は登録印鑑の印影、住所、氏名、生年月日、性別などです。

※これに加えて外国人の場合は記載項目が増えます。詳しくは他の記事で紹介しようと思います。

印鑑登録の方法

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印鑑登録できる人

年齢が15歳以上の人印鑑登録をしたいと意思確認ができる人です

※成年被後見人は印鑑登録ができないのが通例です。被保佐人、被補助人は手続きが複雑になりますが登録できます。(他の記事で紹介予定)

印鑑登録できる印鑑 ※一般的なもの

実は印鑑登録は自治事務といって市区町村ごとの行政サービスなので市区町村によって若干規定が異なりますので、詳細は登録先の市区町村に確認してください。ここでは一般的なものを紹介します。

印影の大きさ

一辺の長さが8ミリを超え、25ミリを超えないもの

要は、小さすぎず大きすぎず一般的なサイズであれば大丈夫です。100円ショップで売っているサイズの印鑑より小さい印鑑は登録できない可能性があります。

印鑑は1人1つ

1人が2つも3つも登録はできないということです。

シャチハタ印や合成樹脂製印はダメ

印影の形が簡単に変わっていまうものは登録できません。

印影について

家族共通はダメ

世帯内で既に登録されている印鑑は、新たに登録することができません。夫と妻で同じ印鑑を登録するようなことはできません。必ず別々の印鑑を登録します。

反転しているものはダメ

芋版のように印影が白黒反転しているものは登録できないのが一般的です。

肩書きが入ったものはダメ

「社長 山田太郎」や「税理士 山田花子」はダメです。

印影の枠部分が欠けているものはダメ

市区町村の職員の判断によりますが、欠けている場合は登録を拒否される可能性もあります。

参考 

登録する印鑑は「氏名」両方が彫られたものだけでなく、「氏」だけ、「名」だけでも登録は可能です。

女性は婚姻とともに氏が変更になる方も多いので「名」だけの印鑑を登録される方も見受けられます。

(例)「山田花子」「山田」「花子」どの印影の印鑑でもOKです

印鑑登録の手続きの流れ

さてここからは手続きの方法が人によって手続きの方式が異なりますのでご注意ください。

【問】本人が直接窓口へ申請しますか?

YES→【A】へ

NO→ 【③照会書・回答書方式】へ

【A】顔写真付きの官公庁発行(有効期限内)の本人確認書類があるか?

(例)運転免許証、運転経歴証(平成24年4月以降交付のものに限る)、パスポート、マイナンバーカード、住基カード、障がい者手帳、官公庁発行の資格証明書など

YES→【①写真付き本人確認書類方式】へ

NO→ 【B】へ

【B】同じ市区町村に住んでいて印鑑登録をしている人に保証人になってもらうことは可能か?※保証人には書類を作成してもらうだけです。

(例1)既に同じ市で印鑑登録をしている【母】に保証書を書いてもらう

(例2)既に同じ市で印鑑登録をしている【友人】に保証書を書いてもらう

YES→【②保証書方式】へ

NO→ 【③照会書・回答書方式】へ

参考 手続きにかかる時間

上記【①方式】【②方式】は即日登録完了

上記【③方式】平均して1週間くらい

①写真付き本院確認書類方式
登録に必要なもの

印鑑登録申請書

市区町村の窓口に置いてありますのでその場で記入しましょう。

登録する印鑑

本人確認書類

運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、住基カード、障がい者手帳、公的資格の資格証など

※必ず①顔写真入り②官公庁発行③有効期限内全てを満たすもの

※この方式は必ず本人出頭です。代理の場合は【照会書・回答書方式】になります。

②保証書方式
登録に必要なもの

印鑑登録申請書

市区町村の窓口でその場で書くこともできますし、予め市区町村ホームページからダウンロード&プリントアウトしたものを記入して持参することもできます。

登録する印鑑

本人確認書類

健康保険証、年金手帳、学生証、社員証など

保証書

予め保証人に記載してもらってください。

多くの自治体では「印鑑登録申請書」用紙の一部に保証書欄があるので予め「印鑑登録申請書」をプリントアウトして保証人に記載してもらったものを持参しましょう。


↑保証書欄があります。住所、氏名、生年月日、登録印鑑(実印)、印鑑登録番号の記載の必要があります。

出典:柏崎市ウェブサイト(https://www.city.kashiwazaki.lg.jp/madoguchi/kurashi/juminhyo/inkan/documents/innkanntouroku.pdf)

※この方式は必ず本人が出頭してください。なお保証人の出頭は必要ありません。

※代理人が窓口で申請する場合は【照会書・回答書方式】になります。

③照会書・回答書方式

この方式は全部で2回、市区町村窓口に足を運ぶ必要があります・・・面倒です(゜_゜;)

流れとしては、

Ⅰ窓口で申請

→Ⅱ照会書兼回答書が郵便で届く

→Ⅲ窓口で印鑑登録証を受け取る

【Ⅰ窓口で申請】時に必要なもの

印鑑登録申請書

市区町村の窓口に置いてあります。予め市区町村ホームページでダウンロード&プリントアウトしたものでも大丈夫です。

窓口に来た人と申請者双方の本人確認書類

運転免許証、旅券、マイナンバーカード、住基カード、健康保険証、年金手帳、学生証、保険証など

登録する印鑑

委任状 ※代理人が窓口で申請する場合には必要です。

【Ⅲ窓口で印鑑登録証を受け取る】時に必要なもの

市区町村より郵送された照会書兼回答書

予め申請者本人が記載しておきましょう。

本人確認書類

運転免許証、旅券、マイナンバーカード、住基カード、健康保険証、年金手帳、学生証、保険証など

登録する印鑑

委任状 ※代理人が窓口で受け取る場合には必要です。

印鑑登録が完了すると

印鑑登録証(手帳式やカード式)が交付されます。また、事務手数料は無料の自治体が多いようです。

※ただし紛失や印影の変更などで再交付の場合は500円前後の手数料を徴収する場合もあるようです。

参考 印鑑登録証の形態

印鑑登録証の形態は自治体によってかなり異なります。

主流はプラスチック製のカード式や手帳式のもののようです。

印鑑登録証の代わりに【市民カード】なるものを交付する自治体もあるようです。

また、マイナンバーカードのICチップに印鑑登録の情報を搭載して、マイナンバーカードを印鑑登録証として扱う自治体もあります。

どのような印鑑登録証を採用しているかはお住まいの自治体により異なります。

まとめ

いかがでしょうか?

今回は印鑑登録の方法について紹介しました。

一番簡単な方法は、登録する本人が直接窓口に出向き、顔写真入りの官公署発行の本人確認書類を提示して手続きする方法です。

それが叶わない場合には、代理人による手続きとなります。

どうぞ参考にしてください。

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